Заявка подается в электронном виде (с использованием ссылок на облачные хранилища, разрешенная к использованию на территории РФ) посредством системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в адрес Министерства культуры РФ за подписью руководителя ИО субъекта РФ в соответствии с утвержденной формой в сроки, определенные ведомством. Заявка на каждое учреждение подается в формате PDF одним или несколькими документами с персональным сопроводительным письмом.